UNIDAD 4
Proceso de elaboración de una investigación documental.

estructura de la investigación documental

Es un procedimiento científico y sistemático de indagación, recolección, organización, interpretación y presentación de datos e información alrededor de un determinado tema, basado en el análisis de documentos, estos pueden ser: bibliográficos (escritos), gráficos ( grabados, mapas), audiovisuales (discos, películas) y otros (muestras). Pasos de la investigación documental.

Pasos de la investigación documental

1.    Delimitación del problema

Consiste en plantear, de manera clara, precisa y concreta, el tema objeto de la investigación, la situación o contexto dentro del que está enmarcado el trabajo o problema y el enfoque que se le va a dar al trabajo. Procedimientos:

•Formulación del tema

•Hipótesis de trabajo

•Propósito de la investigación

•Marco conceptual de referencia

2.    Recolección de la información

El investigador acude a las fuentes directas de información, visita bibliotecas, sitios de interés, páginas web, donde puede obtener la información requerida para la compilación de una bibliografía general sobre el tema. Procedimientos:

•Selección del repertorio bibliográfico y otras fuentes de consulta

•Lectura del material seleccionado

•Elaboración de fichas bibliográficas

3.    Organización de los datos

Se debe organizar un fichero de trabajo que permita clasificar la información para su posterior jerarquización e interpretación en función de la hipótesis de trabajo.

Procedimientos:

•Organización del archivo de trabajo

•Clasificación de la información

•Codificación y jerarquización

4.    Análisis de los datos y organización de la monografía

En este paso, el investigador estructura y organiza los datos obtenidos en un esquema que le permitirá el desarrollo de la monografía sobre el tema tratado, Es aquí cuando señala los procedimientos de análisis e interpretación de los datos Procedimientos:

•Validación de la información

•Selección de los datos

•Elaboración del esquema final

•Análisis y organización de los resultados

5.    Redacción de la monografía e informe de la investigación

Acorde al plan elaborado sobre la estructura final del trabajo, se presentan los resultados y hallazgos sobre el tema y se dan a conocer las conclusiones a que llegó el investigador. Procedimientos:

Redactar aplicando:

•Elementos formales y estéticos de la monografía

•Elementos estructurales

•Procedimientos para la redacción y presentación de la monografía.

4.1.1 elección del tema y delimitación

Procedimientos de los paso de la investigación documental.

Delimitación del tema:

•Analizar investigaciones ya realizada

•Estudiar en profundidad un tema, leyendo publicaciones al respecto

•Revisar las conclusiones de congresos, seminarios u otros encuentros de investigadores

•Experiencia de trabajo e intereses personales del investigador

La selección del tema se realiza en 2 etapas:

•Definición: establecer con precisión el contenido de su investigación y el alcance que tendrá (contenido definido y aspecto específico)

•Valoración: analizar si es posible estudiarlo y si vale la pena efectuar ese estudio (originalidad, relevancia y factibilidad)

•Precisión y extensión: un solo aspecto del tema.

•Se logra al dividir el tema en todas las secciones posibles, elegir sólo una de ellas y detallar los aspectos posibles a investigar

•Redactar preguntas relacionadas con el aspecto

•Seleccionar una y ese es posible tema a investigar

Contenido

1. Título y subtítulo de la investigación,

2. Introducción,

3. Objetivos de la investigación,

4. Descripción del contenido (hipótesis de trabajo),

5. Procedimiento metodológico a seguir

elección del tema y de limitación

—  Es necesario elegir bien el tema para que sea posible su correcta realización. El tema puede ser impuesto en términos generales por la institución a que se pertenezca, pero siempre es la investigación quien le da le enfoque y desarrollo últimos

Especificación del tema

—  a) INFORMACIÓN PREVIA.

—   La lectura de las posibles fuentes de consulta (en investigación documental) o acercamiento al objeto de estudio (en los otros tipos de investigación) so de gran importancia.  El primer paso del investigador debe ser el acopio de información acerca del tema; libros, expedientes, informes de laboratorio o trabajos de campo relacionados con su tema desde dos aspectos, primero el general y luego el directo, el particular, el muy concreto.

—  b) DELIMITACIÓN DEL TEMA.

  Después de elegir el tema y haber obtenido información sobre el, es necesario delimitarlo. Para ello debemos tener en cuenta las características que un buen tema debe poseer.

Características de la delimitación del tema

—  1. Precisión: El tema debe ser preciso. Es decir, poseer un contorno bien delimitado que lo haga univoco.

—  2. Extensión limitada: Es importante que el tema sea de extensión limitada. Generalmente, la investigación concluye en una obra que solo entrega parte de lo investigado y todo el resto de la labor queda para dar origen a sucesivas contribuciones posteriores.

—  3. Originalidad: Se necesita que el tema sea original, es decir, nuevo como materia, interpretación o enfoque, porque se quiere que el trabajo sea fructífero, que constituya una aportación para el progreso de la ciencia

—  4. Viabilidad: No siempre un tema es viable. Existen muchas condiciones que pueden impedir la realización de una investigación, aun a pesar de que se cuente con un hermoso tema.

Aplicaciones en la industria, la sociedad y el hogar.

—  Investigación de mercado

—  Censos

—  Investigaciones documentales

—  Informes de trabajo

4.1.2 Objetivos Generales y Específicos

› Objetivo: Es el enunciado claro y preciso de las metas que se persiguen en razón de la solución de un problema mediante el proceso científico.

Funciones de los objetivos:

•      Sirven de guía para el estudio.

•      Determinan los limites y amplitud del estudio.

•      Orientan sobre los resultados  eventuales que se esperan obtener.

Características de los objetivos

•      Se refieren a los propósitos por los cuales se hace la investigación.

•      Los objetivos serán concretos, evaluables y viables.

•      Un objetivo debe redactarse con verbos en infinitivo que se puedan evaluar, verificar y refutar en un momento dado.

Los objetivos se clasifican:

Objetivos exploratorios

Nos acercan a problemas poco conocidos e implican:

•      Identificar y describir características o atributos ignorados hasta ese momento.

•      Cuantificar la frecuencia de algún fenómeno socio-sanitario.

•      Seleccionar problemas y áreas de interés para la investigación.

•      Ordenar y clasificar las variables en categorías.

Objetivos analíticos

Estudian la relación entre una posible causa y un efecto.

•      Explicativos: cuando la causa o factor de estudio se produce espontáneamente, sin intervención del investigador.

•      Predictivos: cuando la causa es controlada, administrada o provocada por el investigador.

Objetivos del investigador

Es llegar a tomar decisiones y a una teoría que le permita generalizar y resolver en la misma forma problemas semejantes en el futuro.

El objetivo central de una investigación es lo que se ha de demostrar a partir de la hipótesis propuesta, lo cual permite formular objetivos generales y específicos.

Objetivos generales

•      El enunciado claro y preciso de las metas que se persiguen en la investigación a realizar.

•      Sus fines se orientan hacia la totalidad de la acción cognoscitiva planteada.

•      Tiene relación con el área temática que se pretende estudiar y con el titulo de la investigación.

•      Identifica, sin entrar en detalles, lo que se desea indagar o analizar.

Objetivos específicos

Los objetivos generales dan origen a objetivos específicos que indican lo que se pretende realizar en cada una de las etapas de la investigación. Estos deben ser evaluados en cada paso para conocer los distintos niveles de resultados.

Ejemplos

Objetivo general:

Determinar la relación de los antecedentes académicos y personales de los estudiantes de primer semestre de Ingeniería Industrial del ITT, con su rendimiento actual.

Objetivos específicos:

•      Investigar el promedio de preparatoria de cada estudiante.

•      Realizar un perfil sicológico y estudio socioeconómico de cada estudiante.

•      Hacer un comparativo de calificaciones.

Aplicación de los objetivos

› Investigación documental: documentar un tema a través de documentos escritos, videos, etc.

› Investigación de campo: es el enunciado claro y preciso de las metas que se persiguen.

› Investigación científica: formula el problema o las preguntas que se quieren responder.

Los objetivos nos ayudan a dar una dirección a nuestra investigación, estructurarla y lograr un propósito. Nos permite evaluar la viabilidad desde el mismo planteamiento del problema.

4.1.3 Localización selección y acopio de información de diferentes fuentes

La investigación documental es la búsqueda de una respuesta específica a partir de la indagación de documentos.

Como localizar información

1. libros: lectura que trata de manera extendida algún tema.

   2. tesis: es un trabajo de investigación, escrito, exigido para la obtención de un titulo en diferentes grados profesionales y académicos.

3. monografías: son estudios sobre un tema especial y no muy extenso.

4. manuales: son instrucciones que ayudan a la realización de una actividad.

5. documentos: estudios que aprueban o acreditan una cosa.

6. informes: son exposiciones sobre un tema.

7. noticias: contienen un grado elemental de conocimiento.

8. La investigación en Internet : Con el advenimiento de Internet, se ha convertido en muy fáciles de conseguir información sobre cualquier cosa de su necesidad con solo utilizar buscadores como Google y Yahoo para tener la información requerida.

Comprobación y selección de buena información

Hay diversos criterios para considerar el valor y confiabilidad de las fuentes, que son:

•          ACTUALIDAD. (fecha de publicación)

•         OBJETIVIDAD. (se refiere a que la información no sea tendenciosa, cargada de lo sentimientos o juicios del autor para persuadir al lector)

•         LA CLASE DE FUENTES. (primarias, secundarias, terciarias)

1.-Las primarias: contienen información original, que ha sido publicada por primera vez y que no ha sido filtrada, interpretada o evaluada por nadie más. Son producto de una investigación o de una actividad eminentemente creativa.

2.- Las secundarias: contienen información primaria, sintetizada y reorganizada. Están especialmente diseñadas para facilitar y maximizar el acceso a las fuentes primarias o a sus contenidos. Componen la colección de referencia de la biblioteca y facilitan el control y el acceso a las fuentes primarias.

3.- Las terciarias: son guías físicas o virtuales que contienen información sobre las fuentes secundarias. Forman parte de la colección de referencia de la biblioteca. Facilitan el control y el acceso a toda gama de repertorios de referencia, como las guías de obras de referencia o a un solo tipo, como las bibliografías.

4.1.4 Diseño del Esquema de Trabajo

Cualidades  del  investigador.

*       Habilidad para relacionar ideas

*       Capacidad de análisis, reflexión y síntesis.

*       Imaginación

*       Sentido de la realidad.

*       Capacidad de la organización.

Que es el esquema de trabajo

ž  Es la ordenación  de las partes  probables en que habrá  de dividirse el estudio o el trabajo, representa pues su estructura   o esqueleto formal.

*      El esquema es necesario porque permite:

ž  Determinar los objetivos reales de estudio

ž  Tener una guía permanente para recoger la información  buscada  sin salirse del tema propuesto.

ž  Los riesgos se reducen considerablemente  gracias al orden lógico de prioridades que se establece con el esquema de trabajo.

ž  La clasificación en temas, subtemas y subsistemas propicia la organización  del trabajo en capítulos y secciones más breves que llevaran a su vez los mismos encabezados del  esquema.

4.1.5 Busqueda de Informacion y Toma de Notas

Organizar trabajo de investigación

v  Elige un tema

v  Buscar información de diferentes fuentes

v   Tome notas sobre el índice de color tarjetas

v  Organiza tus notas por tema

v  Prepare un esquema

v  Preparar el primer borrador

v  Revisar y modificar el proyecto

4.1.6 Redacción de un Borrador

Que es un borrador

¡  Primera redacción de un escrito en la que se pueden hacer las adiciones, supresiones o correcciones necesarias antes de redactar el escrito definitivo.

Pasos para crear un  borrador

¡  Relajarse. Respire profundamente varias veces. Usted puede hacer cualquier cosa que le ayuda a sentirse mejor físicamente, como estirarse. Recuerde, la ansiedad y la tensión es el rival acérrimo de cualquier escritor. Si usted esta relajado y confiado en lo que va a hacer, esto le ayudará a salir con algo mejor.

¡  No preocuparse por la ortografía: Al empezar a preparar un borrador, debe olvidarse de la ortografía, estructura de la oración, recursos retóricos, puntuación o argumentos lógicos. Recuerde, usted se está preparando un borrador. Usted tiene la necesidad de centrarse en las ideas de su investigación. No importa si el flujo es correcto o sucio, sólo tiene que ir en la escritura de las ideas.

¡  Escribir algo: ¿Sabe usted que un bolígrafo, lápiz o el teclado puede ser un medio eficaz para cambiar su cerebro en el modo activo? Sí, en lugar de mirar o imaginar empezar a escribir algo. No importa si tiene algún sentido o se  relacionan con el trabajo de investigación. Usted necesita comenzar a escribir algo.

¡  Revisar tus notas: Echa un vistazo a las tarjetas de índice de búsqueda de Internet y libros. Usted debe pensar en todo lo más destacado señalar lo que parece estar remotamente relacionado con el tema. Es necesario darle un giro creativo en el proceso de escritura.

¡  La lluvia de ideas: Usted puede hacer esto de muchas maneras. Puede hacer listas de correos de todos los hechos que se incluyen en su investigación y encontrar las conexiones con líneas de dibujo que se involucran. Al escribir libremente cualquier cosa relevante al tema que nos viene a la mente también es útil.

¡  Crear su declaración de la tesis: Esto ayudará a controlar que las ideas de su papel. Para ello, se puede pensar en revisiones informativas y de intercambio de ideas. Por lo tanto, será fácil de extraer una idea que es relativamente más importante que usted necesita para poner la idea a una prueba. Tiene que pensar en algo innovador e interesante.

¡  Control de idea y recopilado de varias fuentes: Con esto, usted puede comenzar a esbozar su trabajo de investigación. Al hacer uso de la declaración de la tesis recientemente descubierto, puede empezar los primeros párrafos. De esta manera, crear frases sucesivas tema que se ofrecen datos de apoyo para su idea de control. Usted puede elegir cualquier forma de esbozar, lo que es fácil para usted trabajar con ellos.

¡  Agregar Información: Usted puede agregar más información de su investigación para crear los párrafos del cuerpo. Ir a través de cada frase del tema. Anote las respuestas a las preguntas. Piense de un lado del lector también.

¡  Dar lectura en voz alta: Esto le ayudará a averiguar si usted ha perdido algo de información imprescindible. Ponga a un lado el proyecto elaborado por dos a cuatro horas después de haber trabajado en él.

“El borrador es un gran herramienta que nos sirve como guía para establecer posteriormente un escrito de carácter más importante.” 

4.1.7 Correcciones

Es un hecho que siempre que escribimos un texto, sea del tipo que sea, estamos propensos a cometer errores ya sea de redacción, puntuación, ortografía o hasta los llamados “errores de dedo”.

Pero el que esto sea algo común, no significa que debamos de dejar de revisar nuestros textos, ya que son errores que aunque nosotros hayamos pasado por alto, cualquier otra persona los notará a primera vista, lo cual le restará importancia al texto y afectaro branding personal.

Para evitar esto, aquí están los 8 pasos más eficaces para corregir textos de manera exitosa:

1. Si bien corregir textos requiere de máxima concentración y enfoque, puede resultar aburrido. Es recomendable que mientras lo hagas, trates de relajar tu mente haciendo algo más que evite que te fastidies pero que te permita permanecer concentrado. Por ejemplo, puedes comer algo, mascar chicle, o escuchar música clásica.

2. Mientras más familiar sea algo, más difícil será notarlo. Por esta razón habrá veces que revisemos un mismo texto 10 veces sin notar que falta algo en una oración. Al estar tan familiarizados con el texto, creemos que esa oración está completa. Para resolver esto, es recomendable que le pidamos a alguna persona que no esté familiarizada ni conozca el texto, que lo revise por nosotros; de esta manera, tendremos una revisión sensata y juiciosa de nuestro texto.

3. Tendemos a cometer los mismos errores en varias ocasiones. Muchas veces nos daremos cuenta de que cometemos el mismo error al escribir cierta palabra. Lo ideal es reconocer cuáles son nuestras debilidades al escribir un texto, para así poder compensarlas. Por ejemplo, si sabemos que usualmente escribimos mal ciertas palabras por “error de dedo”, lo ideal será revisar por separado exclusivamente esas palabras, para verificar que las hayamos escrito correctamente.

4. El propio autor del texto es el menos indicado para revisar su trabajo. Aun las personas más familiarizadas con la redacción y publicación de textos, que tienen métodos estructurados de revisión, suelen pasar por alto errores en sus trabajos, ya que conocen tanto de éste, que a la vista ya no distinguen ciertas omisiones o errores. Por esto, nuevamente, se recomienda que un tercero revise desinteresadamente el proyecto en cuestión.

5. Enfócate en un solo tipo de error a la vez. El concentrarse en varios tipos de errores a la vez aumenta la probabilidad de pasar por alto alguno. Por esto, lo más recomendable es revisar el trabajo cuantas veces sea necesario, pero cada vez revisando, por ejemplo, solo los errores ortográficos, o solo los errores de puntuación, etc.

6. No revises tu trabajo en la pantalla de la computadora. Lo ideal es imprimir una copia del trabajo, y sobre el papel revisarlo una y otra vez, hasta estar seguro de que no hay más errores. Por supuesto, es recomendable que esto se haga con luz natural y potente, para no cansar la vista y para evitar confusiones u omisiones de errores.

7. Ni siquiera consideres revisar tu trabajo si estás cansado o estresado. Si intentamos revisar nuestro trabajo estando cansados, distraídos o bajo mucho estrés, solo estaremos perdiendo nuestro tiempo, pues lo más seguro será que pasemos por alto varios errores, o que lo hagamos tan rápido que hagamos la revisión desinteresadamente y nuestro trabajo termine luciendo como si se hubiera hecho sin cuidado.

8. Elige un lugar tranquilo para evitar distracciones. Si nos encontramos en un lugar lleno de gente, con música estruendosa o con la televisión encendida, nuestra revisión será fallida. Lo ideal es buscar un lugar tranquilo, solitario, y si es necesario, pedirle a quienes estén a nuestro alrededor que no nos molesten ni nos distraigan ya que estaremos revisando un trabajo y necesitamos espacio y tranquilidad.

La forma en que escribes es muy importante para tu branding personal, ya que demuestra la forma en que te comunicas y tu nivel de cultura y educación. Por eso es importante que siempre trates de escribir correctamente, con buena ortografía y gramática, y sobre todo, que revises cualquier texto que vayas a publicar.

Con información de Stephanie Illingworth

4.1.8 Redacción Informe Final Escrito con Aparato Crítico

•      Conclusión de la investigación, la cual comunica los resultados mediante un texto escrito.

•      Su objetivo es comunicar con mayor claridad y coherencia los resultados, descubrimientos, comprobaciones o reflexiones logradas a través del proceso de la investigación documental.

•      Respresenta un informe final del largo proceso de investigación.

•      Su articulación estructural constituye ser el modo de como los investigadores ordenan, clasifican y representan los datos.

Contenido de un informe final

Portada:

·        Primera página del escrito final.

·        Nombre de la Institución

·        Título del trabajo

·        Nombre del Autor

·        Lugar y fecha de elaboración

Índice: Es una lista de palabras o frases e indicadores asociados que permite la ubicación de material al interior de un libro o una publicación.

Introducción: Se describe el alcance del documento, y se da una breve explicación o resumen del mismo. También puede explicar algunos antecedentes que son importantes para el posterior desarrollo del tema central.

Resumen: Un resumen es la representación abreviada y precisa del contenido de un documento, sin interpretación crítica y sin distinción del autor del análisis

Cuerpo del trabajo: El cuerpo del trabajo responde a una construcción dinámica que explica de forma analítica todo lo que se anuncia en la introducción.

Conclusiones:

•      Es una proposición al final de un argumento.

•      Son argumentos y afirmaciones relativas a datos de mediciones experimentales y de la lógica: ciencia referente a reglas y procedimientos para discernir si un razonamiento es correcto o incorrecto.

Recomendaciones: explicación de lo que podría ser bueno para el que lee el informe o lo que debería hacer a la vista de los datos del informe.

Anexos: material de sobre, que tiene importancia.

Bibliografía: referencia inequívocamente los libros, artículos y demás material que hayamos

4.1.9 Presentación del Informe en Forma Oral y Escrita

1.- Concepto

El informe en general es una comunicación destinada a presentar de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes; y algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos ya comprobados. Es un resumen o crítica de un tema o lectura determinada, que haya sido asignada o seleccionada libremente. Esta puede ser de un suceso, acontecimiento o problema que haya llamado la atención del estudiante o puede ser el resultado de un trabajo de investigación y usted lo va a exponer oralmente.

2.- Objetivos

Aunque el objetivo principal de un informe es el de asegurar un mejor conocimiento entorno de determinado problema, no debe constituir una oportunidad para que el emisor haga una exhibición de su saber, es decir, que en lugar de tratar de cubrir el mayor campo posible en un tiempo dado, es preferible ayudar a los oyentes a comprender y recordar los hechos e ideas que les presente. Ha de tenerse en cuenta que los receptores absorben mejor la información cuando esta tiene un interés para ellos. De ahí que el propósito secundario de un informe debe ser el de presentar la información de modo que resulte interesante para el auditorio. De todos modos debe tratarse principalmente de que las conclusiones del informe aparezcan claramente especificadas, de que se puedan entender las instrucciones impartidas a través de la comunicación si ese fuera el caso, o de que se logre asimilar el contenido de la exposición.

Un informe cumple su cometido cuando gracias a el sus destinatarios se ven enriquecidos con una noticia o una verdad que antes del informe no conocían. No hay información, en rigor, más que cuando se produce, en mayor o menor medida, este tipo de enriquecimiento, o sea, un aumento positivo de saber, conseguido precisamente gracias a la información recibida.

3.- Requisitos del informe oral

Un informe para que sea eficaz ha de reunir los requisitos siguientes:

Claridad: para que una exposición sea clara, las ideas deben ser claras. La claridad del lenguaje se obtiene a través de la adecuada construcción de las frases, y también por el uso certero de las palabras. La propiedad es el uso de los términos es el empleo de aquellos que expresen justamente la idea. Debe evitarse las aproximaciones y ha de tenerse cautela con los sinónimos aparentes.

Esta cualidad del informe, que es en buena parte el resultado de una organización eficaz, se logra mediante la observación de las siguientes reglas:

Limitar la información a cuatro o cinco ideas esenciales.

Establecer la relación existente entre diversos puntos presentados, mediante una adecuada coordinación de los mismos.

Desarrollar la charla siguiendo un esquema elaborado previamente con el mayor cuidado.

Hacer una adecuada selección y empleo de los materiales de apoyo.

Concreción: el nivel de concreción del lenguaje ha de ajustarse al lector del escrito, procurando seleccionar los términos mas relacionado con su experiencia, formación o estilo; la concreción del lenguaje se mejora cuando, además de la adecuada construcción de las frases y la selección de los términos, se complementa con cifras, ejemplos o datos precisos. los hechos deben contener nombres, referencias de lugares y experiencias que refuercen los hechos.

En la presentación de los hechos ha de tenerse en cuenta:

2.1) No multiplicar los detalles y presentar estadísticas en números redondos, evitando las cantidades complicadas que puedan producir confusión.

2.2) Apoyar los hechos, siempre que sea posible, con graficas, planos, mapas o cualquier otro tipo de ayuda visual.

3) Asociación de ideas: para que los receptores asimilen mejor los hechos que se le presentan, debe establecerse una conexión entre lo nuevo que se plantea y lo ya conocido, es decir, lo que resulta familiar para los oyentes.

4.- Características Básicas

Básicamente un informe oral debe reunir las características siguientes:

Objetividad: el emisor o informante dice lo que sabe y lo que ha visto, pero no se pronuncia ni emite ningún juicio de valor, de modo que los receptores no saben cual es la opinión que le merecen al que habla los hechos sobre los que informe. La exposición se hace más bien en tono aséptico, sin que haya por parte del informante ningún intento de definición personal. Una información correcta será ciertamente aquella en la que el que la produce intenta situarse en un terreno neutral, limitándose a transmitir, sin calificarlos, los hechos de que tiene noticia, y dejando para el auditorio el trabajo de valorar cada uno según su perspectiva personal y su también personal jerarquía de valores. exponer, presentar lo leído u observado sin omitir juicio evaluativo.

Cuentan solo los hechos y no las opiniones: a menos que el que informa distinga bien y explícitamente cuando afirma y cuando opina por su cuenta respecto de lo que afirma, en el informe cuentan sobre todo los hechos y no deben contar las opiniones.

El informe presenta los hechos como en fotografía y en toda su integridad, suministrando datos, pormenores y toda suerte de elementos que permitan al auditorio hacer la valoración que no corresponde al emisor. Deben presentarse los hechos y datos con detalle- para quién escucha pueda tener los criterios suficientes para valorar. Si se va a emitir alguna opinión personal debe indicarse.

Presentar, no convencer: El que informa no pretende influir minimamente en el animo de los que le escuchan, sino simplemente hacerles llegar unos datos que el ha descubierto o recogido. Otra cosa es que esos datos tengan es si mismos una elocuencia y un significado que haga innecesaria toda ponderación y que por eso mismo produzcan un efecto, del signo que sea, en la voluntad de quienes los reciben sin haber sido influenciados por el informante y sin que este los haya intentado en los absoluto.

Lo que distingue claramente el informe del discurso de tesis, es que el que lo emite no tiene animo de convencer, sino estrictamente el de informar. El objetivo es presentar los datos lo más fielmente posible para que el que escucha pueda llegar a conclusiones. Usted no va convencer a nadie, sólo a presentar.

Esquema del informe: el esquema es como la guía del informe, que nos permite evitar repeticiones y confusiones en la exposición del tema y nos ayuda a producirnos con nuestras propias palabras.

Consta generalmente de tres partes:

Introducción: que abarca el tema y comprende el fin de la discusión, suscita el interés y constituye la base necesaria para entrar en el examen analítico de los hechos. Este tiene como propósito estimular el interés del oyente, puede incluir un sumario de los temas que se van a tratar. Además se definen o aclaran los términos nuevos o desconocidos que se van a utilizar.

Cuerpo de la discusión: que es la ordenada exposición de los hechos, apoyada en ejemplos seleccionados para ilustrar la información. Es la médula del informe. Se llega a ésta una vez se ha logrado despertar el interés del oyente. Es la exposición en sí.

Conclusión: que es el breve resumen bien meditado y elaborado, mediante el cual se confirma el tema, se reúne y coordina el material presentado y se muestra que el objetivo ha sido, o puede ser alcanzado. Comprende un resumen de las ideas básicas presentadas y tiene como propósito grabar en la mente del oyente las ideas presentadas. El proceso de concluir una reunión incluye tres fases:

Preparar al grupo para la conclusión

Resumir las resoluciones y las los puntos de vistas mas resaltantes de la exposición

Manifestar el agradecimiento por el trabajo realizado.

5.- Fases del Informe

El informe para que sea eficaz, esto es, para que cumpla los objetivos que se persiguen, ha de pasar por diversas fases, como las de provocar la atención de los destinatarios o receptores, motivarlos, presentar el tema y lograr finalmente su compresión y aceptación.

La atención de los oyentes debe provocarse a través de la introducción:

Mediante una afirmación atrevida que cause impacto.

Mediante una anécdota divertida o un ejemplo vivido.

Mediante una pregunta ingeniosa o bien hecha.

A continuación es necesario motivar a los oyentes. Es decir, convencerlos de la necesidad de poseer esta información, lo que se logra:

-Resaltándoles la importancia del asunto o tema y señalándoles lo que para ellos representa en lo personal y en su desenvolvimiento futuro.

-Ilustrando esta importancia mediante datos y cifras de la mas alta confiabilidad.

-Especificando la relación que existe entre el tema tratado y los intereses de los oyentes y destinatarios.

Después ha de pasarse a la presentación, en la que ha de tenerse especial cuidado para que se logre de los oyentes:

-Comprensión, a través de una expresión sobria y clara que es esencial en estos casos.

-Aceptación, lo que implica que los oyentes crean en la validez de la información que se les ofrece y puedan servirse de ella.

6.- Preparar la exposición

La preparación debe empezar desde escribir el trabajo que se va a exponer. Una vez terminado el trabajo escrito, o si vas a exponer un capítulo o tema de un libro, lo estudiarás con el fin de preparar un guión para tu exposición.

El guión en la lista de puntos que tratarás en tu presentación oral. Preparar el guión te permite recordar sin dificultad el contenido de tu exposición. Para preparar el guión te sugiero lo siguiente:

1.1.   Leer el informe o tema completo

1.2    Entresacar las oraciones o ideas clave de cada párrafo

1.3.   Describir las palabras clave de las oraciones o ideas

1.4.   Reducir las palabras clave

1.5.   Encadenar las palabras clave

Después de tener el guión con la información podrás utilizar las herramientas necesarias (material gráfico o audiovisual) para auxiliarte y apoyarte de ellas y preparar una mejor exposición. También resulta útil escribir en el pizarrón, o llevar por escrito los títulos o subtítulos de tu exposición, para que los veo el público.

7.- Ensayo de la exposición

Cuando se termina el guión, se debe ensayar la exposición cuantas veces se requiera. Ensayar te permite darte cuenta de tus dificultades y superarlas, así como adquirir seguridad en ti mismo.

Recuerda que, de preferencia usa herramientas para apoyarte. Esto te ayudara a ti a recordar y organizar lo que dices, lo cual facilita que te comprendan.

8.- Importancia del Bosquejo:

Preparar un bosquejo de lo que se va a presentar tiene como ventajas:

a) Evita repetición de ideas

b) Elimina confusión

c) Ayuda al informante a expresarse más claramente

9.- El Material Auxiliar

La documentación auxiliar debe proporcionar una información necesaria, clarificar un punto de discusión o destacar una cuestión importante; nunca debe suplantar al tema de la presentación. Se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Concedase tiempo en abundancia para programarlos

La documentación auxiliar debe escribirse en la forma mas resumida posible.

Si el desarrollo de la presentación exige el estudio profundo de un documento, asegúrese de que los participantes lo reciben con suficiente antelación.

Pastorear al grupo a través de una exposición en algunos casos es ineficaz y muchas veces irritante.

El material auxiliar solo debe ser el tema de la reunión si es el tema de la reunión.

Haga un uso extenso de proyectores y demás equipos audiovisuales para reducir al mínimo la necesidad de material impreso.

Siempre que sea posible, distribuya los materiales auxiliares después de la reunión.

El material que se prepara con fines de información complementaria debe ser claro y comprensible.

Como líder de la presentación o exposición, controle los materiales que se repartirán.